Создавая внешнеторговые документы самое правильное это создать условия, исключающие «процент ошибки» в таможенном документообороте. Можно заполнять международные документы и договоры, создав единый взаимосвязанный протокол из книг в формате Excel, в который включены сразу все основные документы по сделке, например: заказ, коммерческий счет и его перевод, упаковочный лист, спецификация, международная накладная, прайс-лист, формы маркировки грузовых мест и так далее.
Основные документы для внешней торговли, оформленные в едином файле Excel:
- удобный обмен документами по электронной почте;
- удобная и всем доступная программа для просмотра, расчета и согласования документов по отдельной товарной партии;
- легкость создания шаблонов и быстрота заполнения и изменения отгрузочных документов по новой товарной партии;
- резкое снижение вероятности неточностей и ошибок в документах;
- включение в документы ВЭД все обязательные данные, необходимые для таможенного контроля;
- ускорение момента отгрузки - сокращается время товарооборота;
- возможность предварительного таможенного декларирования в России.
Помощь, по подготовке документов для таможни:
+7 (495) 585-5445 / +7 (915) 076-5445 info@russianimport.ru
В составе рабочего файла Excel с разными видами таможенных документов можно создать обобщенную таблицу со всеми основными данными необходимыми для заполнения таможенной декларации. Такой рабочий документ легко проверяем, и все осуществляющие участие в импорте или экспорте видят одни и те же данные, которые будут заявлены в таможенной декларации.
Таблицу лучше начинать делать на стадии расчета общей экономики сделки. С данной таблицей легче рассчитать таможенные платежи и налоги.
Еще более оптимизировать документы ВЭД можно включив в Спецификацию контракта (предмет контракта) основные данные необходимые для таможенной декларации.
Пример данных для Спецификации.
Спецификация на товар № Дата Спецификации, к Контракту № от
Продавец
Грузоотправитель:
Грузополучатель:
Покупатель
Условия оплаты:
Условия отгрузки:
Базис поставки:
Торговая марка товара
Наименование производителя
Страна происхождения товара, производитель
Краткое описание товара на русском языке
Модель Артикул торговое название (как в экспортном счете)
Код товара по ТН ВЭД
Един. Измерения товара
Количество единиц измерения товара
Цена за единицу измерения товара в валюте контракта
Сумма по позиции в валюте контракта
Проверка международных таможенных документов.
1. Все ли части внешнеторгового контракта в наличии. По контракту бывают:
- контракт;
- заявки на товар, если указаны процедуре контракта;
- спецификация, как предмет контракта по отдельной товарной партии;
- приложения указанные в контракте, например спецификации, технические условия, прайс-листы;
- дополнения касающиеся продления сроков и изменения условий контракта.
2. Данные контракта:
- номер контракта и его дата;
- дата окончания срока действия контракта;
- лица, действующие как продавец, грузоотправитель, грузополучатель и покупатель;
- какой характер товара прописан в предмете контракта;
- условия оплаты, действующие для данной поставки;
- базис поставки, действующий для данной поставки;
- что включено в цену товара и как прописаны условия по интеллектуальной собственности.
3. Договор на международную перевозку:
- все ли части договора на транспортные услуги в наличии;
- может ли экспедитор предоставлять к перевозке транспорт не своей организации;
- оформлено ли обеими сторонами соглашение на цену данной перевозки (заявка на транспорт);
- в полном ли объеме указаны в счете услуги на перевозку, согласно базиса поставки;
- совпадает ли в счете на транспортировку указанный и пройденный пункт перехода границы Таможенного союза.
4. Если сумма по контракту или экспортному счету равна или больше 3 000 000 рублей:
- наличие Уникального номера контракта (УНК);
- названия сторон, номер и дата контракта по УНК;
- дата завершения УНК;
- сумма по УНК.
5. Если по условиям контракта предусмотрена предоплата:
- наличие валютных платежных поручений (заявлений на перевод валюты с номерами контрактов, приложений, счетов);
- банковская выписка о списании валюты со счета;
- SWIFT об оплате;
- документы, на основании которых была сделана оплата, например предварительный счет (Proforma Invoice) с переводом на русский язык.
6. Экспортный счет (Счет-фактура, Fattura, Invoice):
- наличие перевода на русский язык;
- совпадает ли валюта и общая сумма с условиями контракта;
- совпадают ли названия, модели, стоимость товаров и их единицы измерений с предоставленным прайс-листом;
- кто по счету является грузоотправителем, покупателем и грузополучателем;
- совпадение данных по условиям оплаты за товар с контрактом (спецификацией);
- совпадение данных по базису поставки с контрактом (спецификацией);
- совпадение данных по номеру и дате контракта;
- совпадение номера и даты экспортного счета с данными графы 10 Сертификата происхождения товара, при наличии СТ-1, СТ-2 или Формы А;
- соответствие стран происхождения товара указанных в счете и на маркировке товара;
- соответствие данных по товару указанных в счете с данными указанными в предмете контракта (спецификации), и в обязательных разрешительных документах, и на маркировке товара;
- если указаны места и веса, совпадение данных с транспортными документами.
7. Упаковочный лист:
- наличие перевода на русский язык;
- указано ли в упаковочном листе к чему он относится - номер экспортного счета или номер и дата спецификации по контракту;
- совпадает ли количество мест с данными указанными транспортной накладной;
- совпадают ли веса брутто по каждому коду ТН ВЭД с данными указанными транспортной накладной;
- совпадают ли названия и единицы измерения товара с данными в экспортном счете, контракте (спецификации);
- логичность весов разницы нетто и брутто, исходя из вида упаковки;
- характерен ли (логичен ли) вес за единицу для данного вида товаров;
- указанно ли в упаковочном листе, как упакован товар, есть ли европаллеты и сколько их.
8. Транспортные накладные (BL, CMR, AWB, СГМС – накладная малой скорости (ЖД)):
- соответствие грузоотправителя и грузополучателя с контрактом и экспортным счетом;
- совпадение номера и даты экспортного счета указанного в транспортной накладной;
- совпадение количества загрузочных мест с данными упаковочного листа и экспортной декларации на товар;
- совпадение количества таможенных кодов и весов брутто с данными экспортной декларации на товар;
- соответствие адреса разгрузки, если он четко обозначен по условиям контракта.
9. Технические описания и другие документы состава и безопасности товара:
- наличие перевода на русский язык;
- указана ли модель, краткое (полное) название и совпадает ли это с маркировкой указанной на товаре;
- есть ли фотография, чертеж, схема;
- указана ли комплектация (100% состав для веществ) по каждому декларируемому товару;
- для механизмов указан ли принцип действия и технические характеристики;
- можно ли на основании приложенной документации определить таможенный код;
- можно ли на основании приложенной документации определить страну происхождения, торговую марку и название фирмы производителя по каждому товару.
10. Наличие дополнительных документов при низкой таможенной стоимости:
- публичный прайс-лист производителя ввозимых товаров, заверенный в торговой палате страны вывоза, либо его пояснение по индивидуальному заказу;
- коммерческое предложение экспортера, другая переписка;
- прайс-лист экспортера ввозимых товаров, если экспортер не является производителем;
- экспортная таможенная декларация страны отправления;
- бухгалтерские документы об оприходовании ввезенного товара (ранее ввезенным по идентичным товарам, в рамках одного контракта), т.е. документы, подтверждающие приемку товаров на баланс бухгалтерского учета:
Это оборотные ведомости по дате принятия к учету данной товарной партии по счету 41 (товары), счету 10 (сырье) или счету 08 (для дальнейшего принятия на учет в качестве основных средств). - документы о реализации товаров на внутреннем рынке РФ (договора о реализации, банковские платежные документы по оплате реализованных товаров, счета-фактуры, накладные, расчет цены реализации на внутреннем рынке РФ);
- банковские платежные документы об оплате за ввозимые товары по отсрочке платежа, по данной поставке либо за идентичные товары, поставленные ранее в рамках данного внешнеторгового договора (выписка с лицевого счета, заявление на перевод, SWIFT, ведомость банковского контроля), позволяющие однозначно идентифицировать оплату ввозимого/ ввезенного товара;
- документы и сведения, пояснения о физических характеристиках, качестве и репутации на рынке ввозимых товаров и их влиянии на ценообразование, описание и характеристики товаров: технические, функциональные и качественные характеристики товара, способы его изготовления и упаковки, конъюнктура рынка торговли данными видами товаров;
- документы и пояснения, подтверждающие факт того, предусмотрены ли внешнеэкономической сделкой лицензионные и иные подобные платежи за использование объектов интеллектуальной собственности (включая платежи за патенты, товарные знаки, авторские права), которые относятся к оцениваемым (ввозимым) товарам;
Пояснения по факту ввоза товаров маркируемых товарными знаками: существует ли прямая или косвенная уплата лицензионных платежей использование товарных знаков в качестве условия продажи товаров, пояснения о наличии лицензионного договора, размер и порядок уплаты лицензионных платежей, если платежи предусмотрены данным договором. - иные документы, которые декларант считает необходимым представить для подтверждения заявленной таможенной стоимости, например Страховой полис, калькуляция себестоимости товара, добровольно предоставленная экспортером по производству или покупке товара.